Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal.

 

DIGITAL ASSISTANCE SRL, cu sediul în str. Benefalău 3A, 540261 Târgu–Mureș, jud. Mureș, CUI: 41257010, înregistrată la ONRC sub nr. J2019001301269, va informeaza prin prezenta despre modalitatea in care efectueaza prelucrarea datelor personale si despre drepturile pe care le au persoanele vizate in conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN SI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 (denumit GDPR).

Responsabilul DIGITAL ASSISTANCE pentru Protectia Datelor cu Caracter Personal poate fi contactat la adresa office@digital-assistance.ro.

Ce inseamna “date cu caracter personal”?

Datele cu caracter personal inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila.

Ce tipuri de prelucrari de date efectueaza DIGITAL ASSISTANCE?

Prelucrarea de date inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea. DIGITAL ASSISTANCE prelucreaza date cu caracter personal in scopurile enuntate in prezenta sectiune, iar pentru fiecare scop pot fi utilizate una sau mai mult operatiuni din cele descrise mai sus. Atunci cand colectam si folosim date cu caracter personal, politica noastra este transparenta cu privire la motivul si modul in care procesam datele personale.

Scopul si baza legala a prelucrarilor.

DIGITAL ASSISTANCE prelucreaza datele dumneavoastra personale in conformitate cu prevederile GDPR, ale legilor locale privind protectia datelor precum si in conformitate cu prevederile specifice industriei de asigurari, pentru:

  • intermedierea de servicii de asigurare, precum si in scopul indeplinirii obligatiilor si al exercitarii unor drepturi specifice in calitate de agent de asigurare in contextul incheierii, reinnoirii, executarii si incetarii contractelor de asigurare. Oferirea de servicii de asigurare si/sau reasigurare presupune desfasurarea unor activitati precum subscriere (calcularea primelor de asigurare, luarea unei decizii cu privire la acceptarea clientelei, notificarea autoritatilor/organelor competente cu privire la aspectele constatate in urma verificarilor efectuate de DIGITAL ASSISTANCE, scopuri actuariale), statistica.
  • gestionarea relatiilor cu dumneavoastra, inclusiv dar fara a ne limita la transmiterea de informatii si oferte privind serviciile si/sau produsele intermediate de DIGITAL ASSISTANCE (daca ati fost de acord cu acest scop) precum si pentru dezvoltarea activitatii si serviciilor noastre in conformitate cu prevederile legale aplicabile (cum ar fi identificarea nevoilor clientilor, imbunatatirea furnizarii serviciilor);
  • scopuri arhivistice;
  • raportari interne sau catre asigurator
  • efectuarea de analize statistice
  • solutionarea solicitarilor din partea clientilor
  • respectarea oricarei cerinte legale, de reglementare sau a unui organism profesional in care DIGITAL ASSISTANCE are calitatea de membru (coduri de conduita la nivel de industrie);
  • oferirea, transmiterea sau comunicarea din partea DIGITAL ASSISTANCE a unor detalii privind produsele oferite, promotiile sau campaniile desfasurate (prelucrare in scop de marketing).

Tipuri de date cu caracter personal pe care le prelucram

Politica DIGITAL ASSISTANCE este de a colecta numai datele personale necesare in scopuri convenite si solicitam clientilor nostri sa ne comunice date cu caracter personal numai acolo unde este strict necesar acestor scopuri. Atunci cand trebuie sa prelucram datele personale pentru a furniza serviciile noastre, putem solicita clientilor nostri sa furnizeze informatii si despre alte persoane vizate, cum ar fi membrii familiei, beneficiari ai contractului, persoane asigurate.

Datorita gamei diversificate a produselor de asigurare oferite clientilor persoane fizice, DIGITAL ASSISTANCE poate prelucra mai multe categorii de date personale, acestea variind in functie de tipul pe produs de asigurare pentru care optati:

  • Date personale de identificare (nume, prenume, adresa de domiciliu/resedinta, varsta, data nasterii, sex, telefon, email, CNP, nationalitate, semnatura olografa si semnatura in format digital, date din actul de identitate, permisul de conducere)
  • Date privind educatia si experienta profesionala (istoric educatie si training, calificari, certificari – datele care pot fi colectate in cazul asigurarilor de raspundere civila profesionala, insa pot fi necesare si in cazul altor produse de asigurare)
  • Date privind bunurile asigurate (date privind bunurile detinute, date din certificatul de inmatriculare, cartea de identitate a autovehiculului, acte de proprietate, contracte de inchiriere, orice alte documente care probeaza interesul asigurabil, date necesare evaluarii de risc pentru analizarea cererii de asigurare)
  • Date financiare (informatii legate de contul bancar, venituri, facilitati fiscale sau beneficii sociale, obligatii fiscale, venituri din alte surse)
  • Categorii speciale de date cu caracter personal, cum ar fi date privind sanatatea (date privind starea de sanatate fizica si psihica sau afectiunile medicale declarate in chestionarele medicale si care rezulta din analizele medicale efectuate la incheierea unui contract de asigurare, datele medicale colectate de la furnizorii de servicii medicale pentru decontarea serviciilor accesate de catre asigurat, datele medicale colectate in procesul de despagubire in cazul unui eveniment asigurat), date biometrice (semnatura), date privind contraventii, infractiuni sau alte fapte mentionate in documentele emise de politie aferente dosarelor de dauna ori sanctiuni, condamnari penale sau privind expunerea politica in cadrul verificarii clientelei;
  • Date privind locatia, inregistrarile audio ale persoanelor fizice (inregistrarile audio ale convorbirilor telefonice, adresa IP captata la utilizarea website-lui). Datele sunt necesare in vederea asigurarii imbunatatirii serviciilor oferite, solutionarii reclamatiilor si a oricaror solicitari venite din partea clientilor precum si in vederea asigurarii functionalitatilor tehnice ale platformelor online utilizate de catre DIGITAL ASSISTANCE.
  • Date privind familia, stilul de viata si circumstantele sociale (starea civila, detalii despre familie/sot/partener/persoane in intretinere, hobby-uri, sporturi practicate). Datele sunt colectate in cazul produselor de asigurare de viata, sanatate si calatorii si in cazul produselor de asigurare a membrilor de familie. Ele sunt necesare pentru: evaluarea riscului asigurat, calculul primelor de asigurare si solutionarea dosarelor de dauna.
  • Activitatile de afaceri desfasurate de o persoana fizica (ocupatie, functie, istoric profesional, bunuri sau servicii furnizate). Datele sunt colectate in cazul asigurarilor de raspundere civila profesionala insa pot fi necesare si in cazul altor produse de asigurare.
  • Date de contact ale reprezentantilor persoanelor juridice (ocupatie, functie, istoric profesional, date de contact). Aceste date de contact sunt utilizate in derularea normala a activitatii desfasurate de catre DIGITAL ASSISTANCE.

Colectarea și prelucrarea datelor dumneavoastra pentru scopurile menționate mai sus, au ca temei:

  • încheierea și executarea contractului de asigurare / polița la care sunteți parte, precum și efectuarea, la cererea dumneavoastră, a demersurilor premergătoare încheierii contractului de asigurare
  • îndeplinirea obligațiilor legale ale DIGITAL ASSISTANCE
  • interesul legitim al DIGITAL ASSISTANCE pentru activități precum: efectuarea de analize statistice și raportări interne sau către asigurator, verificarea integrității și conformității persoanelor vizate, asigurarea măsurilor de securitate necesare etc.
  • consimțământul dumneavoastră pentru prelucrarea datelor medicale și activități de marketing.

Sursa datelor cu caracter personal

DIGITAL ASSISTANCE colecteaza date personale direct de la dumneavoastra sau de la clientii persoane juridice sau de la terti (cum ar fi intermediari in asigurari, colaboratori, alte companii de asigurari). In cazul in care trebuie sa prelucram date cu caracter personal obtinute de la terte persoane juridice, acestia din urma au obligatia de a va furniza informatiile necesare cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise.

In situatia in care actionati in calitate de reprezentant legal al unui beneficiar/asigurat minor, reprezentant al unui grup de persoane, este necesar ca anterior furnizarii datelor cu caracter personal catre DIGITAL ASSISTANCE sa va asigurati ca detineti detin acordurile necesare (inclusiv pentru minori, daca este cazul) iar daca va exprimati acordul in numele acestor persoane aveti capacitatea de a transmite acest acord si de a furniza datele date necesare pentru incheierea si/sau executarea contractului de asigurare (inclusiv date de sanatate). De asemenea, in toate cazurile in care datele personale sunt comunicate de o persoana diferita decat persoana vizata, persoanei care comunica datele ii revine indatorirea de a indruma persoanele vizate la prezenta Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Consecintele refuzului furnizarii datelor personale

Daca ati optat pentru serviciile/produsele DIGITAL ASSISTANCE sau beneficiati in alt context de acestea, furnizarea datelor cu caracter personal constituie o necesitate din perspectiva cerintelor legale si/sau a relatiei juridice cu noi, deoarece aceste informatii sunt necesare pentru furnizarea serviciilor de asigurare si reasigurare, iar in lipsa detinerii de catre DIGITAL ASSISTANCE a acestor date nu vom putea oferi unele / toate produsele sau serviciile noastre.

Cu toate acestea, parte din datele cu caracter personal sunt prelucrate in temeiul unor dispozitii legale care privesc identificarea elementor pe care trebuie sa le cuprinda polita de asigurare, precum si de alte norme adoptate de Autoritatate de Supraveghere Financiara ori de alte acte normative aplicabile domeniul asigurarilor. Astfel ca in numite situatii, in functie de datele pe care refuzati sa le furnizati este posibil ca:

  • societatea noastra sa nu fie in posibilitatea de a intermedia produsul de asigurare ori de a continua relatia contractuala cu dumneavoaastra.
  • societatea noastra sa fie pusa in imposibilitatea de a-si onora obligatiile asumate fata de dvs.

Categoriile de destinatari către care se pot transmite datele personale colectate:

  • autoritățile statului (inclusiv autorități fiscale, autorități de protecție a consumatorilor, precum și cele din domeniul asigurărilor, organele statului competente în materie penală), ca urmare a unei obligații legale a DIGITAL ASSISTANCE
  • furnizorii implicați în mod direct / indirect în procesul de asigurare (ex. asiguratori, reasiguratori, dezvoltatori de servicii IT, prestatori de servicii de regularizare a daunelor, agenți constatatori de daună, furnizori de call-center și asistență în domeniul asigurărilor, clinici medicale partenere și service-uri auto partenere etc)
  • prestatori de servicii de marketing, cercetare de piață, studii de satisfacție clienți și alte servicii similare
  • instante judecătorești sau arbitrale, notari publici, avocați, executori judecătorești, birouri de traduceri, alte servicii autorizate, experți evaluatori, după caze)

Stocarea datelor personale

Datele personale vor fi prelucrate cel puțin pe durata de valabilitate a contractului de asigurare, precum și ulterior, pe durata necesară executării obligațiilor contractuale de către oricare dintre părți.

Datele personale vor fi stocate atât timp cât este necesar pentru scopurile menționate mai sus sau pe perioada de timp prevăzută de dispozițiile legale generale, precum și cele aplicabile în materie de asigurări, în acord cu Nomenclatorul Arhivistic aplicabil la nivelul DIGITAL ASSISTANCE.

Dacă sunteți de acord cu prelucrarea acestor date în scop de marketing, datele personale colectate vor fi păstrate până când ne veți anunța cu privire la retragerea consimțământului acordat în acest scop.

Drepturile dumneavoastra si modul de exercitare al acestora

În legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal în baza condițiilor specificate în Regulamentul privind protecția datelor la nivel european 679/2016 vă puteți exercita oricare dintre următoarele drepturi:

Dreptul de informare si acces la datele cu caracter personal

Vă permite să obțineți din partea noastră o confirmare a faptului că DIGITAL ASSISTANCE prelucrează sau nu date personale care vă privesc și ce astfel de date sunt prelucrate. În cazul în care datele cu caracter personal care vă privesc nu sunt colectate de la dumneavoastră, vă putem furniza orice informații disponibile privind sursa acestora în cazurile în care nu avem o interdicție legală privind divulgarea sursei.

 Dreptul la rectificare

Presupune dreptul de a solicita rectificarea sau actualizarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete care vă privesc sau completarea acestora, atunci când acestea sunt incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor sau „dreptul de a fi uitat”

Presupune dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, în anumite circumstanțe, precum: (i) datele personale nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, (iii) prelucrarea datelor a avut loc pe baza consimțământului dumneavoastră, iar acesta a fost retras.

Dreptul de a vă retrage consimțământul

Consimțământul poate fi retras în orice moment, atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal care vă privesc a fost efectuată pe baza consimțământului dumneavoastră. În cazul în care vă veți retrage consimțământul privind prelucrarea datelor de sănătate, contractul de asigurare care necesită prelucrarea unor astfel de date va fi lipsit de orice efect.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Presupune dreptul de a solicita și de a obține restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc, în anumite circumstanțe, precum: (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor, pe perioada ce ne-ar permite verificarea exactității acelor date, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, iar dumneavoastră vă opuneți ștergerii acestora, solicitând restricționarea utilizării lor.

Dreptul la portabilitatea datelor

Presupune dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care ni le-ați furnizat, cu dreptul de a le transmite  unui  alt  Operator,  în  cazul  în  care  prelucrarea  datelor  s-a  efectuat  fie  în  baza  consimțământului dumneavoastra sau a contractului încheiat cu noi, iar prelucrarea datelor cu caracter personal s-a efectuat prinmijloace automate. Acest drept poate fi exercitat numai în măsura în care prelucrarea datelor furnizate a fost efectuată exclusiv prin mijloace automate și doar acolo unde extragerea acestor date este fezabilă din punct de vedere al capacităților tehnice folosite de DIGITAL ASSISTANCE.

Dreptul la opoziție

Presupune că, în orice moment, aveți dreptul de a vă opune, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor cu caracter personal în anumite circumstanțe, precum:

  • prelucrarea a fost efectuată în interesul nostru legitim sau
    • prelucrarea are drept scop marketingul direct, inclusiv crearea de profiluri pe baza respectivelor dispoziții.

Dreptul de nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră, inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau care vă afectează semnificativ

Presupune că aveți dreptul de a solicita intervenție umană din partea DIGITAL ASSISTANCE, de a vă exprima punctul de vedere și de a contesta decizia.

Dreptul de a depune o plângere la DIGITAL ASSISTANCE și / sau la autoritatea competentă privind protecția datelor

Dreptul de a vă adresa justiției

Dreptul de a fi notificat de către DIGITAL ASSISTANCE privind breșe de securitate care au/ar putea avea impact asupra datelor dumneavoastra personale

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră sau pentru a obține informații suplimentare asupra prelucrării datelor cu caracter personal, vă puteți adresa Responsabilului cu Protectia Datelor Personale din cadrul DIGITAL ASSISTANCE prin:

e-mail la adresa office@digital-assistance.ro.

Pentru a depune o sesizare / reclamație la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, datele de contact sunt:

Website: http://www.dataprotection.ro/

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

Adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România

Telefon fix: +40.318.059.211, +40.318.059.212